Деловая бумага. Как она хранится?

Чеповский, В.  Деловая бумага. Как она хранится? [Текст] / В. Чеповский

// Путь Октября. — 1979. — 15 ноября. — С. 3.

 

   Что такое архив, каковы его функции? Практика показывает, что многие специалисты име­ют весьма поверхностные знания в этой области. А между тем, архивы, как говорят ученые., — это память народа, его обычаев, его традиции. Архивы помогают правильно, объек­тивно изучать прошлое, предостерегают от оши­бок в оценке различных явлении, в деятельности тех или иных людей, убе­дительно и увлекательно раскрывают жизнь народных масс, их решающею роль в общественном раз­витии и, в конечном сче­те, в строительстве ком­мунизма.

    Особенностью Мелеузовского горрайгосархива, как и всех районных архивов рес­публики, является то, что по ис­течению опреде­ленного срока хранения, документальные мате­риалы передают­ся в Уфу, в ЦГА, на вечное хране­ние. Славные де­ла     тружеников сельского хозяйства района, их борьба за подъем сельскохозяйственного про­изводства на ходят свое яркое отражение в доку­ментах, которые ежеднев­но создаются в колхозах, совхозах, на предприя­тиях, в сельских Сове­тах.  Без   преувеличения можно сказать, что все это — бесценное богатство, и относиться к нему на­до бережно.

    Постановлением Совета Министров БАССР огра­ничена сеть учреждений, организаций, сдающих, документальные материа­лы в государственный архив на вечное хране­ние. Решением горрайисполкомов утвержден список № 1 учреждений и организаций, архивные материалы которых сда­ются на госхранение. К ним относятся все отделы горрайисполкомов, испол­комы сельских Советов, правления колхозов, ди­рекции совхозов, район­ный суд, прокуратура, редакция газеты «Путь Октября» — всего  68 уч­реждений и организаций.

   В партизанском сель­ском Совете (председа­тель исполкома сельсове­та И. Ф. Калмыков, се­кретарь М. И. Лазарева) архив и делопроизводст­во находятся в образцо­вом состоянии.

   Хорошо ведется дело­производство в колхозе имени Салавата, в Зирганском сельском. Совете.

   К списку № 2 отнесе­ны все остальные организации, материалы кото­рых не сдаются на госу­дарственное хранение и архив.

   К сожалению, в некото­рых колхозах, учреждени­ях, сельских Советах до­кументальные материалы находятся в беспорядке, хранятся где попало, притом все вместе — постоян­ного и временного сроков хранения. Неудовлетворительно ведется архив и делопроизводство в колхозе имени 50-летня СССР (главный бухгалтер X. X. Амирова, ответственный за архив В. И. Ольхова – инспектор отдела кадров). Хозяйство имеет задолженность по сдаче документальных материалов за 1971- I974 годы.

   Не оформлены титульные листы дел, с отступлениями от требований ведется нумерация и индексация в колхозе имени М. Гафурн (главный бух­галтер 3. Г. Юсупов, ответственный за архив М. Н. Ибатуллина). Кро­ме того, дела, уже вклю­ченные в описи, находятся у специалистов, что может вообще привести к их потере.

   В крайне неудовлетво­рительном состоянии на­ходится архив районной больницы (главный врач А. А. Вахитов, ответственная за архив А. М. Ишманова). Помещение сырое, материалы подвержены действию грибка, многие из них уже по­крылись плесенью. Разу­меется, что ни о какой их сохранности при таких условиях, хранения гово­рить нельзя.

   Неудовдетворяет состояние делопроизводства у архитектора города, хотя здесь, казалось бы, дол­жен быть полный поря­док. И дел то немного – всего 18, причем 12 из них — постоянного хране­ния.

   Архив города и района сегодня представлен 68 фондами, объединяющими 8759 единиц хранения за 1932-1973 годы. Цифры говорят сами за себя. В документах этих сосредоточены сведения самого разнообразного характера — директивные, информационные, спра­вочные.

   Наша партия и Совет­ское правительство про­являют постоянную забо­ту о повышении благосо­стояния советских людей. Повышаются минималь­ные размеры пенсий, вводится надбавка к пенсиям инвалидов из числа колхозников, устанавливаются пенсии бывшим чле­нам колхозов и их семьям и т. д. Совет Министров БАСCP распоряжением от 16 июля 1979 года обязал Архивное управ­ление при Совете Министров БАССР и Минис­терства сельского хозяй­ства республики обеспечить выдачу находящихся в их ведении справок о трудовом стаже и зара­ботке по поступающим запросам и обращениям для назначения пенсий бывшим членам колхозов. Вот почему в самое ближайшее время всем лицам, ответственным за храпе­ние документов следует закончить обработку материалов за последние годы и сдать их и архив.

   Прежде всего, необхо­димо привести все доку­менты в систему. Пра­вильно сгруппировать их помогает номенклатура дел, представляющая со­бой истематический спи­сок названных дел, книг, журналов по общим вопросам и видам деятельности колхозов, совхозов и учреждений. При составлении  номенклатуры дел работники правде колхозов, совхозов и учреждений должны руко­водствоваться перечнем документов, образующихся в колхозах с указанием сроков хранения. По­добные перечни имеются во всех хозяйствах рай­она. Особое внимание экспертные комиссии должны уделить документам, для которых в номен­клатуре дел предусмотре­ны сроки хранения свыше пяти лет и с отметкой «экспертная комиссия». Отметка «экспертная комиссия» предупреждает о том, что документы данного дела по истечении указанного срока, могут не потерять своей практической   ценности. Такие документы должны оставаться на дальнейшее хранение. Практика по­казывает, что в некото­рых хозяйствах не остается никаких следов рабо­ты специалистов — зоотех­ников и агрономов. Име­ются документальные ма­териалы только по бух­галтерии. Необходимо за­водить учет и хранение ма­териалов о работе специ­алистов. На все дела, подлежащие постоянному хранению в архиве, на ме­стах, должны быть сос­тавлены описи.  В заклю­чение хотелось бы еще раз напомнить, что хоро­шее делопроизводство — забота о человеке. Вот почему к архивным документам надо относиться бережно и с уважением.

В. Чеповский,

инспектор Архивного управления при Совете Министров БАССР.