Чеповский, В. Деловая бумага. Как она хранится? [Текст] / В. Чеповский
// Путь Октября. — 1979. — 15 ноября. — С. 3.
Что такое архив, каковы его функции? Практика показывает, что многие специалисты имеют весьма поверхностные знания в этой области. А между тем, архивы, как говорят ученые., — это память народа, его обычаев, его традиции. Архивы помогают правильно, объективно изучать прошлое, предостерегают от ошибок в оценке различных явлении, в деятельности тех или иных людей, убедительно и увлекательно раскрывают жизнь народных масс, их решающею роль в общественном развитии и, в конечном счете, в строительстве коммунизма.
Особенностью Мелеузовского горрайгосархива, как и всех районных архивов республики, является то, что по истечению определенного срока хранения, документальные материалы передаются в Уфу, в ЦГА, на вечное хранение. Славные дела тружеников сельского хозяйства района, их борьба за подъем сельскохозяйственного производства на ходят свое яркое отражение в документах, которые ежедневно создаются в колхозах, совхозах, на предприятиях, в сельских Советах. Без преувеличения можно сказать, что все это — бесценное богатство, и относиться к нему надо бережно.
Постановлением Совета Министров БАССР ограничена сеть учреждений, организаций, сдающих, документальные материалы в государственный архив на вечное хранение. Решением горрайисполкомов утвержден список № 1 учреждений и организаций, архивные материалы которых сдаются на госхранение. К ним относятся все отделы горрайисполкомов, исполкомы сельских Советов, правления колхозов, дирекции совхозов, районный суд, прокуратура, редакция газеты «Путь Октября» — всего 68 учреждений и организаций.
В партизанском сельском Совете (председатель исполкома сельсовета И. Ф. Калмыков, секретарь М. И. Лазарева) архив и делопроизводство находятся в образцовом состоянии.
Хорошо ведется делопроизводство в колхозе имени Салавата, в Зирганском сельском. Совете.
К списку № 2 отнесены все остальные организации, материалы которых не сдаются на государственное хранение и архив.
К сожалению, в некоторых колхозах, учреждениях, сельских Советах документальные материалы находятся в беспорядке, хранятся где попало, притом все вместе — постоянного и временного сроков хранения. Неудовлетворительно ведется архив и делопроизводство в колхозе имени 50-летня СССР (главный бухгалтер X. X. Амирова, ответственный за архив В. И. Ольхова – инспектор отдела кадров). Хозяйство имеет задолженность по сдаче документальных материалов за 1971- I974 годы.
Не оформлены титульные листы дел, с отступлениями от требований ведется нумерация и индексация в колхозе имени М. Гафурн (главный бухгалтер 3. Г. Юсупов, ответственный за архив М. Н. Ибатуллина). Кроме того, дела, уже включенные в описи, находятся у специалистов, что может вообще привести к их потере.
В крайне неудовлетворительном состоянии находится архив районной больницы (главный врач А. А. Вахитов, ответственная за архив А. М. Ишманова). Помещение сырое, материалы подвержены действию грибка, многие из них уже покрылись плесенью. Разумеется, что ни о какой их сохранности при таких условиях, хранения говорить нельзя.
Неудовдетворяет состояние делопроизводства у архитектора города, хотя здесь, казалось бы, должен быть полный порядок. И дел то немного – всего 18, причем 12 из них — постоянного хранения.
Архив города и района сегодня представлен 68 фондами, объединяющими 8759 единиц хранения за 1932-1973 годы. Цифры говорят сами за себя. В документах этих сосредоточены сведения самого разнообразного характера — директивные, информационные, справочные.
Наша партия и Советское правительство проявляют постоянную заботу о повышении благосостояния советских людей. Повышаются минимальные размеры пенсий, вводится надбавка к пенсиям инвалидов из числа колхозников, устанавливаются пенсии бывшим членам колхозов и их семьям и т. д. Совет Министров БАСCP распоряжением от 16 июля 1979 года обязал Архивное управление при Совете Министров БАССР и Министерства сельского хозяйства республики обеспечить выдачу находящихся в их ведении справок о трудовом стаже и заработке по поступающим запросам и обращениям для назначения пенсий бывшим членам колхозов. Вот почему в самое ближайшее время всем лицам, ответственным за храпение документов следует закончить обработку материалов за последние годы и сдать их и архив.
Прежде всего, необходимо привести все документы в систему. Правильно сгруппировать их помогает номенклатура дел, представляющая собой истематический список названных дел, книг, журналов по общим вопросам и видам деятельности колхозов, совхозов и учреждений. При составлении номенклатуры дел работники правде колхозов, совхозов и учреждений должны руководствоваться перечнем документов, образующихся в колхозах с указанием сроков хранения. Подобные перечни имеются во всех хозяйствах района. Особое внимание экспертные комиссии должны уделить документам, для которых в номенклатуре дел предусмотрены сроки хранения свыше пяти лет и с отметкой «экспертная комиссия». Отметка «экспертная комиссия» предупреждает о том, что документы данного дела по истечении указанного срока, могут не потерять своей практической ценности. Такие документы должны оставаться на дальнейшее хранение. Практика показывает, что в некоторых хозяйствах не остается никаких следов работы специалистов — зоотехников и агрономов. Имеются документальные материалы только по бухгалтерии. Необходимо заводить учет и хранение материалов о работе специалистов. На все дела, подлежащие постоянному хранению в архиве, на местах, должны быть составлены описи. В заключение хотелось бы еще раз напомнить, что хорошее делопроизводство — забота о человеке. Вот почему к архивным документам надо относиться бережно и с уважением.
В. Чеповский,
инспектор Архивного управления при Совете Министров БАССР.