СПРАВОЧНО-БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЕ
ОБСЛУЖИВАНИЕ В БИБЛИОТЕКАХ
Общее понятие о справочно-библиографическом обслуживании (СБО)
На содержание и характер запросов, с которыми обращаются в библиотеки, оказывают влияние очень многие факторы-
- события, происходящие в мире,
- экономические проблемы нашей страны,
- издание или публикация нового произведения известного писателя,
- научные открытия и многое другое.
Справочно-библиографическое обслуживание — это библиографическое обслуживание в соответствии с разовыми запросами потребителей информации (читателей).
Ответ на разовый запрос принято считать справкой.
Так как читателей интересуют самые разнообразные сведения, то и справки тоже выдаются разные:
по характеру информации (библиографические, фактографические),
по форме – устные (лично или по телефону), письменные — сложные справки, требующие выявления литературы по теме и оформления библиографического списка).
При наличии БД читателю предоставляется распечатка, содержащая информацию, адекватную запросу.
Библиографической справкой называют ответ на разовый запрос, содержащий
- о литературе (документах) по определенной теме, интересующей читателя (тематическая справка).
- библиографическую информацию о наличии и/или местонахождении издания в фонде (адресная справка),
- об отсутствующих в запросе читателя или неправильных (искаженных) элементах библиографического описания (уточняющая справка),
Фактографическая справка содержит сами сведения (факты), интересующие читателя — даты жизни и деятельности какого-либо лица (исторического деятеля, писателя, ученого др.), толкование специального термина, точное наименование организации или учреждения и т. д.
Таким образом, справки отдельных видов различаются между собой конечным результатом, то есть тем, что получает читатель в ответ на свой запрос.
Кроме выдачи библиографических справок библиотеки проводят консультации. Библиографическая консультация — ответ на запрос, содержащий советы, рекомендации по самостоятельному использованию каталогов, картотек, библиографических указателей.
Отказ на запрос тоже считается справкой. Он содержит обоснование причины, по которой запрос читателя не может быть принят к исполнению (запрос не соответствует профилю библиотеки, справочно-библиографический аппарат не содержит нужной читателю информации и т. д.).
Главными составляющими СБО являются:
- запрос читателя,
- поиск информации
- ответ библиографа (библиотекаря).
Общая программа (алгоритм) поиска по разовым запросам
(Основные этапы выполнения справки)
предусматривает:
- информационную подготовку поиска
- прием запроса. Это очень ответственный этап, так как именно во время приема запроса уточняется и выясняется, что — конкретно интересует читателя
- Регистрация запроса в тетеради учета или специальных бланках.
- анализ запроса,
- уточнение исходных данных,
- полную и по возможности точную формулировку темы и цели запроса,
- получение сведений о степени информированности читателя в интересующем его вопросе, о том, какие материалы уже были им изучены до обращения в библиотеку,
- выявление наиболее существенных, устойчивых поисковых признаков,
- анализ собственного опыта по выполнению аналогичных или близких по характеру справок
- определение степени новизны данного запроса;
- Оформление справки. Если требуется письменный ответ на запрос, то составляют перечень (список) литературы. Иногда библиографические описания дополняют краткими аннотациями. Чтобы читатели быстрее получили нужные издания, указывают шифры книг» Копии списков, которые, по мнению библиотекаря, могут оказаться полезными и для других читателей, хранятся в фонде ‘ выполненных справок.
2 моделирование источников поиска
- определение предполагаемых источников, соответствующих содержанию и цели запроса, так как чем конкретнее, уже запрос, тем труднее ответить на него с помощью одного только СБА. В ряде случаев бывает необходимо обращение к различным изданиям — учебным, справочным, производственно-практическим и др., имеющимся в фонде библиотеки);
- Выявление и отбор литературы. Выявление и отбор материала ведутся на базе СБА и фонда данной библиотеки, но читателю могут быть выданы сведения о документах, отсутствующих в данной библиотеке и имеющихся в других библиотеках (научных, специальных). Виды произведений печати, хронологический охват непосредственно связаны с читательским запросом
- выбор оптимального пути поиска
- отбор среди предполагаемых источников тех, которые в наибольшей степени отвечают запросу, то есть адекватны ему; при необходимости следует провести проверку и корректировку полученных данных;
- реализацию поисковой программы
- получение информации, отвечающей требованиям запроса. Если необходимо выдать письменный ответ, то составляют библиографический список по теме запроса или предоставляют распечатку из БД. Копии сложных библиографических справок, которые, по мнению библиографа (библиотекаря), могут оказаться востребованными другими читателями, хранятся в фонде выполненных справок;
- при выполнении уточняющих библиографических и фактографических справок следует обязательно называть источник, содержащий требуемую информацию, что содействует повышению уровня библиографической грамотности читателей.
Особенности выполнения справок отдельных видов
Выполнение тематических библиографических справок.
Тематической называется справка, содержащая библиографическую информацию по определенной теме
Понятие «тема» имеет широкое смысловое значение: это может быть учебная тема, какой-то вопрос, жизнь и деятельность какого-либо лица, информация о крае или стране и т. п.
Большинство тематических запросов удовлетворяется с помощью систематического каталога, картотек и БД, БП, близких по содержанию теме запроса. Просматриваются также прикнижные и внутрижурнальные библиографические материалы, сами издания — книги, газеты, журналы, периодические сборники и другие материалы, особенно в тех случаях, когда читателя интересует особо актуальная тема или проблема.
Решение вопроса о том, что именно предложить читателю — две-три книги, статью из журнала, тематический указатель литературы или статью в справочном издании — зависит не только от формулировки темы в запросе, но и от цели, с которой читатель обращается за справкой, от уровня его подготовки, характера его деятельности.
При выполнении тематических справок очень важно бывает установить смысловую связь между содержанием запроса и содержанием предлагаемых читателю произведений. Если читатель формулирует тему запроса слишком широко, в беседе с ним следует постараться выяснить, что его интересует в первую очередь, и таким образом конкретизировать тематические (а иногда и хронологические) рамки запроса. Типичным примером слишком общей и широкой формулировки может служить запрос на литературу по теме: «Великая Отечественная война». Из беседы с читателем в большинстве случаев становится ясно, что его интересует начало или, наоборот, заключительный этап, причем не вообще литература об этом, а самые новые документы или воспоминания участников боевых операций.
При выполнении узкоспециальных тематических запросов главная трудность заключается в том, что в библиотеке может и не оказаться книг, специально посвященных данной теме. СК и СКС не всегда обеспечивают выполнение подобных запросов. В таких случаях необходимо обратиться к книгам более общего содержания, выявить главы, разделы, параграфы и даже отдельные фрагменты, содержащие информацию по данному запросу. Так, например, не в каждой библиотеке имеются книги, полностью посвященные живописи древнего Пскова, однако в изданиях по истории русской живописи, представленных в фонде, наверняка найдется интересная информация и по этому вопросу.
Запросы читателей, связанные с поиском литературы о жизни и творчестве каких-либо деятелей, выполняются по различным источникам: по алфавитному каталогу (персоналии), систематическому каталогу (соответствующий отдел), по картотеке персоналий (если таковая ведется в библиотеке), СКС или другой общей библиографической картотеке (по соответствующей рубрике или «Ключу персоналий» к картотеке), по биобиблиографическим указателям (словарям), календарям знаменательных и памятных дат. Используются также энциклопедии, биографические словари и справочники, издания более общего содержания, сборники воспоминаний.
При выполнении запросов краеведческой и страноведческой тематики также необходимо выяснить как цель обращения к литературе, так и интересующий читателя аспект: одного может интересовать общая характеристика страны или региона, другого — экономическое положение, третьего — история и т. д. При этом используются разделы систематического каталога, краеведческий каталог (или картотека), библиографические пособия страноведческого или краеведческого содержания.
Выполнение уточняющих библиографических справок.
Уточняющая библиографическая справка — это библиографическая справка, устанавливающая и (или) уточняющая элементы библиографического описания, которые отсутствуют или искажены в запросе читателя
Методика и успех уточняющего библиографического поиска определяются тем, какие элементы библиографического описания уже известны читателю, насколько они полны и правильны (точны). Уточнять библиографические данные приходится из-за следующих наиболее распространенных ошибок, допускаемых читателями: искажена фамилия автора, неправильно указаны его инициалы; произведения одного автора «приписаны» другому; редактор (переводчик, составитель) выдается за автора; в запросе неточно приведено заглавие; неизданная работа принята за уже вышедшую в свет; статья из журнала или сборника представлена как моноиздание и т. д.
Выполнение уточняющих справок начинается
- с анализа читательского требования и установления тех недостающих элементов библиографического описания, используя которые библиотекарь (библиограф) сможет быстро решить задачу.
- намечается программа поиска и круг источников — от каталогов и картотек библиотеки, прикнижных списков до печатных каталогов различных агентств («Роспечать» и др.), периодических и справочных изданий (в некоторых из них к отдельным статьям даются списки литературы).
Опыт показывает, что если разыскиваемого издания нет среди книг, то это скорее всего статья из журнала или сборника. В таком случае выясняют приблизительные данные о времени публикации нужных работ, о журналах и сборниках, в которых они могли быть опубликованы.
Серьезную помощь в этом оказывают годовые указатели содержания журналов (в последних номерах за год) и специальные библиографические указатели — указатели содержания журналов (например, журнала «Иностранная литература», «Вопросы литературы» и др.).
При поиске данных о статье какого-либо автора часто обращаются к изданиям его трудов, справочным изданиям или работам, посвященным данному лицу. Чтобы хронологически ограничить круг источников поиска, заранее выясняют даты его жизни и деятельности.
В публичных библиотеках большое количество справок выдается на уточнение заглавий произведений и установление авторов художественных произведений по заглавиям, например «Ножи и бритвы» («Лезвие бритвы» И. Ефремова
Особая разновидность уточняющих библиографических справок — это установление автора и источника цитирования. В таких случаях очень важно выработать свой алгоритм поиска, ибо нужно четко представлять, сколько в задаче известных (и что именно известно), а сколько ~ неизвестных (и что именно неизвестно) параметров. В соответствии с этим и намечаются источники поиска — издания произведений предполагаемого автора, цитаты и высказывания о нем, библиографические пособия по теме, сборники крылатых слов и изречений и т. п.
К уточняющим библиографическим справкам относится и редактирование библиографических данных произведений печати, содержащихся в читательских требованиях.
Выполнение адресных библиографических справок.
Адресной называется — библиографическая справка, в процессе выполнения которой устанавливается наличие и (или) местонахождение запрашиваемого читателем документа в определенном фонде — в ЦБ или библиотеке-филиале.
Адресные библиографические справки выполняются, как правило, оперативно и не требуют сложных разысканий. Зная полные и точные библиографические данные книги, сотрудник библиотеки обращается к каталогам — алфавитному, электронному или советует читателю сделать это самостоятельно. В тех случаях, когда читателя интересует публикация определенного произведения в периодическом издании (например, нового романа, статьи, рецензии), сначала просматриваются соответствующие деления картотек и по аналитическим описаниям устанавливаются нужные сведения, а затем проверяется наличие того или другого журнала, периодического сборника в библиотеке. В ЦБС для этого используются сводные картотеки периодических и справочных изданий, поступающих в ЦБ и библиотеки-филиалы.
Нередко выполнение запроса о наличии и местонахождении нужного читателю издания является продолжением уточняющего библиографического поиска, так как читатель, естественно, заинтересован в получении самих книг и журналов.
Выполнение фактографических справок.
Выполнение фактографических справок по разовым запросам предполагает в первую очередь использование справочных изданий. Главное условие успешного поиска — знание библиотекарем (библиографом) назначения, содержания и структуры используемых справочных изданий, их вспомогательного аппарата, быстрое и точное определение кратчайшего пути поиска. Если, например, требуется узнать значение специального термина, относящегося к философии или литературоведению, правильнее всего обратиться к терминологическим словарям или отраслевым энциклопедическим изданиям, так как в универсальных энциклопедиях и энциклопедических словарях значение термина рассматривается, как правило, с точки зрения его происхождения, без учета специфики той области, в которой он применяется.
Кроме справочных, используются другие издания из СБФ: официальные издания, библиографические пособия федеральных и региональных центров, в которых могут содержаться нужные сведения (конкретные факты) о людях, событиях, из истории научных открытий и т. п.
В ряде случаев бывает необходимо просмотреть статьи из газет и журналов, в которых приводятся новейшие данные по экономике, политике и другим областям науки и производства.
Учет и анализ справочоно-библиографического обслуживания
Все подразделения, ведущие справочно-библиографическое обслуживание, учитывают выдаваемые по запросам читателей справки по единой форме.
Учету подлежат библиографические справки, библиографические консультации, фактографические справки.
Тематические библиографические справки учитываются по числу составленных библиографических списков или выданных читателю устных справок.
Уточняющие библиографические справки — по количеству справок, в процессе выполнения которых устанавливались и (или) уточнялись элементы библиографического описания (к ним относится также библиографическая доработка требований читателей на литературу).
Адресно-библиографические справки учитываются по количеству изданий, наличие и (или) местонахождение которых в фонде данной библиотеки устанавливалось в процессе поиска.
Библиографические консультации учитываются в особой графе.
Фактографические справки тоже учитываются отдельно — по количеству выявленных или уточненных сведений.
Общее количество справок устанавливается путем суммирования справок, выданных по запросам читателей всеми подразделениями ЦБС.
Запросы, которые перенаправляются из ЦБ в другие библиотеки в связи с невозможностью их выполнения в данной библиотеке, только регистрируются, но не учитываются как выполненные.
Анализ СБО
В целях повышения уровня справочно-библиографического обслуживания в соответствии с современными требованиями необходимо регулярно проводить как количественный, так и качественный анализ выполненных справок. Главная цель анализа — изучение тематики, характера запросов, читательских группп обращающихся за справками, источников библиографического поиска. Это касается, прежде всего, сложных или трудоемких по методике, а также всех случаев перенаправления библиографических запросов (а по существу — отказов читателям).
Данные анализа позволяют выявить соответствие состава и содержания фондов запросам читателей, пробелы в организации СБА, недочеты в библиографической подготовке библиотекарей, недостаточно высокий уровень квалификации библиографов ЦБ, наметить программу совершенствования справочно-библиографического обслуживания. Кроме того, результаты анализа дают возможность получить представление об уровне библиотечно-библиографической грамотности читателей, эффективности использования ими различных частей СБА, в частности рекомендательных пособий, установить причины ответов, не удовлетворивших читателей, откорректировать планы по их библиографическому обучению.
Одним из показателей эффективности СБО в ЦБС должно быть увеличение числа библиографических консультаций, и, наоборот, сокращение числа простейших справок, выполняемых для читателей, а также уменьшение неправильно заполненных читательских требований на книги.
Контрольные вопросы
- Что такое справочно-библибграфическое обслуживание и какие требования, к нему предъявляются? .
- Какие виды справок выполняют массовые библиотеки и чем
они различаются?
- Какова общая методика выполнения библиографических справок? Кратко охарактеризуйте основные этапы.
- Чем различаются адресные и уточняющие библиографические справки и как они выполняются? Приведите примеры.
- Какие справки называются фактографическими и в чем их особенности?
- В чем различие между библиографической справкой и библиографической консультацией? Приведите примеры.
- Каким образом в ЦБС учитываются справки, выдаваемые по запросам читателей?
- Какая взаимосвязь существует между СБО и пропагандой библиографических знаний?